Visión, enfoque y metodología de trabajo
Visión y valores
La visión de TRG es la de mejorar el desempeño de las organizaciones por medio de las personas. Esta visión es sustentada por los siguientes valores:
- Establecimiento de una relación con nuestros clientes fundamentada en la confianza y el compromiso,
- Propuesta de enfoques innovadores y eficaces a los problemas que se plantean a nuestros clientes,
- Ayuda a las organizaciones en la definición y el logro de sus objetivos
- Apoyo al proceso de cambio cuyo objetivo es el logro de mejores resultados.
Resultados, impacto, mejoras
TRG procura no solamente poner sus servicios a la disposición de sus clientes sino, en particular, producir un efecto positivo que se traduzca en una mejora del desempeño de estos últimos. Sus programas y servicios se preparan de acuerdo a las necesidades de cada cliente y, por lo tanto, permiten el logro de resultados prácticos y útiles. Los clientes de TRG son testigos. Esto queda demostrado ya que más de la mitad de las nuevas consultas son con antiguos clientes.
El enfoque y la metodología de TRG
El enfoque de TRG es el de trabajar en estrecha colaboración con sus clientes. De esta forma, podrá identificar los ámbitos de intervención más adecuados con miras a promover un proceso de mejora del desempeño de una organización, así como para poner en práctica y hacer el seguimiento de este proceso. El enfoque de la mejora del desempeño puede resumirse de la forma siguiente:
1. Examen del desempeño actual del sistema y comparación con respecto al nivel de desempeño deseado.
2. Identificación de las causas de que el desempeño no se haya alcanzado al nivel deseado.
3. Concepción y ejecución de formas y de intervenciones para tratar las causas que frenan el desempeño.
4. Ejecución de intervenciones con la participación activa de los clientes.
5. Seguimiento y evaluación de las intervenciones con miras a reforzar el desempeño y verificar el nivel de mejoramiento.
La metodología es la siguiente:
Reuniones con el cliente. La primera etapa de una consulta consiste en reunirse con los interlocutores principales en la organización interesada para aclarar los términos de referencia, determinar el nivel al que se refiere la consulta, acordar cuáles son las funciones y responsabilidades de las personas específicas asociadas con la consulta, y elaborar un plan de trabajo para las etapas siguientes. Puede haber una o varias reuniones según la situación y en función del número de personas interesadas. Un aspecto primordial de esta etapa es tener la seguridad del compromiso cabal de quienes dirigen la organización ya que de ellos va a depender el éxito de la consulta y la duración de los cambios previstos.
El enfoque de TRG consiste en trabajar en equipos de dos a cuatro personas según la magnitud de la consulta. El trabajo en equipo permite asegurar la rapidez y la calidad de la consulta mediante la distribución de las tareas y el consenso sobre la conducta que se mantendrá durante las diferentes etapas de la consulta.
Diagnóstico: La primera vez que un equipo de TRG trabaja en una organización o si han transcurrido varios años desde la última consulta, se recomienda comenzar con un diagnóstico de la organización. Este diagnóstico tiene por objeto identificar las diferencias entre el desempeño buscado y el desempeño real en los ámbitos identificados durante las primeras reuniones con el cliente. Procura igualmente identificar las causas de que el desempeño no haya alcanzado el nivel buscado.
Los métodos que se emplean más a menudo son las entrevistas individuales y con grupos pequeños, el análisis de documentos, los cuestionarios y la observación de reuniones. Para tener una visión de conjunto de la organización en su entorno, suele resultar útil efectuar entrevistas tanto en el interior como en el exterior de la institución con sus asociados y clientes. Los resultados del diagnóstico se analizan conjuntamente con el equipo de TRG y el cliente con el fin de identificar las brechas más importantes en el desempeño y las que podrían ser objeto de intervenciones.
Intervenciones: La selección de las intervenciones se hace con la finalidad de detectar con precisión las necesidades concretas de la organización en materia del desempeño. Estas necesidades podrían situarse a diferentes niveles, a saber:
-Mega: sectorial, político, interinstitucional,
-Macro: organizacional, estratégico, estructural.
-Micro: individual.
A veces resulta posible que una sola intervención baste para reducir la brecha en el desempeño que se ha identificado. No obstante, a veces resulta necesario realizar intervenciones en varios niveles. Por ejemplo, si hay brechas a nivel del desempeño individual, probablemente lo más indicado sea una intervención de formación. Pero, si el entorno de trabajo no es favorable para los cursos de formación, a veces resulta necesario intervenir a uno o varios otros niveles con miras a crear un contexto favorable al mejoramiento del desempeño y a l logro de resultados.
Podría haber también una secuencia lógica según la situación. A veces resulta necesario intervenir en primer lugar a nivel mega antes de abordar el nivel macro o hasta hacerlo en paralelo. Además, a menudo se aconseja intervenir al nivel macro antes de proceder al nivel intraorganizacional. Las intervenciones a este nivel exigen frecuentemente un refuerzo a nivel micro o individual. Un ejemplo que se presenta a TRG en varias situaciones es que los miembros de un equipo no están habituados a emplear las técnicas de comunicación necesarias para un trabajo eficaz en equipo y por lo tanto, deben asistir a un curso, seguido inmediatamente de oportunidades para llevar a la práctica las nuevas técnicas aprendidas con su equipo.
Ejemplos de intervenciones
A nivel mega: Conferencia entre los dirigentes políticos y técnicos, ya sea a nivel nacional o internacional para actualizar la visión del sector y definir la estrategia que se va a adoptar durante un período determinado. Un ejemplo reciente es la organización que ha hecho TRG de encuentros entre diferentes partes interesadas en el Medio Oriente, sobre la política para compartir los recursos en agua.
A nivel macro: Retiros o jornadas de reflexión donde participen quienes toman las decisiones para ponerse de acuerdo sobre la visión y los objetivos estratégicos de la institución y para preparar un plan de acción. El retiro puede limitarse a un grupo pequeño de quienes toman las decisiones o puede también incorporar a un mayor número de personas, entre los que se incluyen: jefes de división y de departamentos, directores, supervisores y personal de ejecución. Un ejemplo reciente de un resultado obtenido en el área de la planificación del trabajo dentro del marco de la descentralización de la formación continua en un ministerio para la definición de nuevas atribuciones se refiere al redespliegue de competencias, la adquisición de nuevas técnicas de formación y de gestión, y la modificación de comportamientos.
Las reuniones y talleres de planificación y de refuerzo del trabajo en equipo en las unidades son otros ejemplos de intervenciones a nivel macro. A menudo resulta necesario continuar este trabajo a nivel interunidades reuniendo a los miembros de dos o tres unidades que necesitan colaborar más eficazmente. Recientemente, TRG intervino con un cliente en el marco de nuevos equipos multidisciplinarios para un trabajo en grupo restringido que culminó en la aclaratoria de los objetivos y de los resultados esperados de su trabajo, la definición de funciones y de responsabilidades de cada persona, la adquisición de compromisos sobre los comportamientos que deben adoptarse, y para la preparación de un plan de trabajo y de un plan de evaluación. Estos puntos luego se trataron entre diferentes equipos para ponerse de acuerdo sobre sus atribuciones y sus métodos de trabajo.
Al nivel micro: Talleres de refuerzo de las competencias en materia de liderazgo, de gestión, de trabajo en equipo, de formación, de supervisión, así como en los campos técnicos que necesitan el apoyo de recursos externos a TRG. En el mismo ejemplo que se acaba de citar, TRG ha reforzado las capacidades de los jefes de equipo con la realización de un taller de formación sobre el liderazgo en equipos. El contenido de este taller estaba estrechamente vinculado a los nuevos comportamientos necesarios para el logro de los objetivos de cada equipo.
Puesta en práctica de las intervenciones. El enfoque es participativo con la utilización de métodos activos que estimulan la reflexión y la interacción, cualquiera que sea el nivel de la intervención. El enfoque es riguroso y tiene una secuencia lógica que fomenta el autoanálisis y hace hincapié en la práctica de comportamientos productivos y eficaces. El enfoque se orienta hacia resultados prácticos y busca reforzar la responsabilización y la valorización de las personas participantes en el proceso. TRG emplea los métodos más eficientes, innovadores y adaptados a las necesidades de sus clientes en materia de liderazgo, de gestión, de trabajo en equipo y de formación.
Seguimiento y evaluación. Esta etapa concierne particularmente a las personas interesadas en la organización ya que ellas aseguran la permanencia de las mejoras planificadas durante las etapas precedentes. TRG integra las actividades de planificación, de seguimiento y de evaluación durante las intervenciones. En ciertas situaciones, los clientes acuden a TRG para actividades de supervisión y seguimiento (traducción del concepto de coaching en inglés) ya sea para un equipo o para un individuo en el marco del seguimiento. TRG participa igualmente en actividades de evaluación . La cuantificación del grado de logro de los resultados del desempeño preconizados por la institución en cuestión es el objeto principal de toda evaluación de un proyecto de mejoramiento organizacional. Las conclusiones de las actividades de evaluación pueden igualmente conducir a que se hagan propuestas para nuevas intervenciones.