Vision, approche et méthodologie de travail

Vision et valeurs

La vision de TRG est d'améliorer la performance des organisations à travers les personnes. Cette vision est sous-tendue par les valeurs suivantes:

L'établissement d'un partenariat avec nos clients fondé sur la confiance et l'engagement,
La proposition d'approches novatrices et efficaces aux problèmes auxquels nos clients sont confrontés,
L'assistance aux organisations dans la définition et la mise en place de leurs objectifs,
L'appui au processus de changement avec comme objectif la réalisation de meilleurs résultats.

TRG cherche non seulement à mettre ses services à la disposition de ses clients, mais surtout à produire un impact positif qui se traduit par une amélioration de la performance de ces derniers. Ses programmes et services sont préparés sur mesure pour chaque client et permettent donc la réalisation de résultats pratiques et utiles. Les clients de TRG en témoignent. La preuve est que plus de la moitié des nouvelles consultations se poursuivent avec d'anciens clients.

L'approche et la méthodologie de TRG

L'approche de TRG est de travailler en étroite collaboration avec ses clients pour identifier les domaines d'intervention les plus aptes à promouvoir un processus d'amélioration de la performance organisationnelle ainsi que pour la mise en place et le suivi de ce processus. L'approche de l'amélioration de la performance peut se résumer comme suit:

L'examen de la performance actuelle du système et la comparaison par rapport au niveau de performance souhaité.
L'identification des causes qui font que la performance n'a pas atteint le niveau souhaité.
La conception et la mise en place des modes et des interventions pour traiter les causes qui freinent la performance.
La mise en oevre des interventions avec la participation active des clients.
Le suivi et l'évaluation des interventions afin de renforcer la performance et de vérifier le degré d'amélioration.

La méthodologie est la suivante:

Réunions avec le client La première étape d'une consultation est de se réunir avec les interlocuteurs principaux dans l'organisation concernée pour la clarification des termes de référence, la détermination du niveau auquel s'adresse la consultation, l'accord sur les rôles et responsabilités de personnes spécifiques associées à la consultation, et l'élaboration d'un plan de travail pour les étapes suivantes. Il peut y avoir une ou plusieurs réunions selon la situation et en fonction du nombre de personnes concernées. Un aspect primordial de cette étape est l'assurance du plein engagement du leadership de l'organisation sur lequel repose le succès de la consultation et la durabilité des changements escomptés.

L'approche de TRG est de travailler en équipe de deux à quatre personnes selon l'envergure de la consultation. Le travail en équipe permet d'assurer la célérité et la qualité de la consultation à travers la répartition du travail et la concertation sur la conduite à tenir à différentes étapes de la consultation.

Diagnostic La première fois qu'une équipe de TRG travaille dans une organisation ou si plusieurs années se sont écoulées depuis la dernière consultation, il est recommandé de commencer avec un diagnostic organisationnel. Ce diagnostic vise l'identification des écarts entre la performance souhaitée et la performance actuelle dans les domaines identifiés pendant les premières réunions avec le client. Il vise également l'identification des causes qui font que la performance n'a pas atteint le niveau souhaité.

Les méthodes employées le plus souvent sont les entretiens individuels et avec des groupes restreints, l'analyse de documents, les questionnaires et l'observation de réunions. Pour avoir une vue d'ensemble de l'organisation dans son environnement, il est souvent utile de mener des entretiens à l'intérieur de l'institution ainsi qu'à l'extérieur avec ses partenaires et ses clients. Les résultats du diagnostic sont analysés conjointement avec l'équipe TRG et les clients afin d'identifier les écarts de performance les plus importants et ceux qui pourraient faire l'objet d'interventions.

Interventions

La sélection des interventions est faite dans le souci de cibler les besoins spécifiques de l'organisation en matière de performance. Ces besoins pourraient se situer à différents niveaux:

Méga : sectoriel, politique, inter-institutionnel,
Macro: organisationnel, stratégique, structurel;
Micro: individuel.

Il est parfois possible qu'une seule intervention soit suffisante pour réduire l'écart de performance identifié. Toutefois, il est souvent nécessaire de mener des interventions à plusieurs niveaux. Par exemple, s'il existe des écarts au niveau de la performance individuelle une intervention de formation est probablement indiquée. Mais si l'environnement de travail n'est pas propice à la mise en application des apprentissages de la formation, il est parfois nécessaire d'intervenir à un ou plusieurs autres niveaux afin de créer un contexte propice à l'amélioration de la performance et à la réalisation de résultats.

Il peut aussi y avoir une séquence logique selon la situation. Il est parfois nécessaire d'intervenir d'abord au niveau méga avant d'aborder le niveau macro ou même de les faire en parallèle. Il est aussi souvent conseillé d'intervenir au niveau macro avant de procéder au niveau intra-organisationnel. Les interventions à ce niveau demandent fréquemment un renforcement au niveau micro ou individuel. Un exemple que TRG rencontre dans plusieurs situations est que les membres d'une équipe n'ont pas l'habitude d'employer les techniques de communication nécessaires au travail efficace en équipe et ils ont donc besoin de suivre une formation suivie immédiatement d'opportunités de mise en pratique des nouvelles techniques acquises avec leur équipe.

Exemples d'interventions

Au niveau méga : Conférence entre les leaders politiques et techniques soit au niveau national ou international pour mettre à jour la vision du secteur et définir la stratégie à adopter sur une période déterminée. Un exemple récent est l'organisation par TRG de rencontres entre les différents intervenants au Moyen Orient sur la politique du partage des ressources en eau.

Au niveau macro : Retraite ou journées de réflexion impliquant les décideurs pour s'accorder sur la vision et les objectifs stratégiques de l'institution et pour préparer un plan d'action. La retraite peut être limitée à un petit nombre de décideurs et peut aussi incorporer un plus grand nombre de personnes y compris les chefs de division, de service, les cadres, les maîtrises, et le personnel d'exécution. Un exemple récent de résultat d'un travail de planification dans le cadre de la décentralisation de la formation continue au sein d'un Ministère pour la définition de nouvelles attributions, le redéploiement de compétences, l'acquisition de nouvelles techniques de formation et de management et le changement de comportements.

Les réunions et ateliers de planification et de renforcement du travail en équipe au sein des unités sont d'autres exemples d'interventions au niveau macro. Il est souvent nécessaire de continuer ce travail au niveau inter-unité en réunissant les membres de deux ou trois unités qui ont besoin de collaborer plus efficacement. Récemment, TRG est intervenu au près d'un client dans le cadre des nouvelles équipes pluridisciplinaires pour un travail en groupe restreint qui a débouché sur la clarification des objectifs et des résultats escomptés de leur travail, la définition des rôles et responsabilités de chacun, la prise d'engagements sur les comportements à adopter, et pour la préparation d'un plan de travail et un plan d'évaluation. Ces travaux ont ensuite été discutés entre différentes équipes pour s'accorder sur leurs attributions et leurs méthodes de travail.

Au niveau micro : Ateliers de renforcement de compétences en matière de leadership, de management, de travail en équipe, de formation, d'encadrement ainsi que dans les domaines techniques nécessitant l'appui de ressources externes à TRG. Dans le même exemple cité ci-dessus, TRG a renforcé les capacités des chefs d'équipe avec la conduite d'un atelier de formation sur le leadership des équipes. Le contenu de cet atelier était étroitement lié aux nouveaux comportements nécessaires à la réalisation des objectifs de chaque équipe.

Mise en oeuvre des interventions. L'approche est participative avec l'utilisation de méthodes actives qui stimulent la réflexion et l'interaction, quel que soit le niveau de l'intervention. Elle est rigoureuse et suit une démarche logique qui encourage l'auto-analyse et met l'accent sur la pratique de comportements productifs et efficaces. L'approche est orientée vers les résultats pratiques et cherche à renforcer la responsabilisation et la valorisation des personnes impliquées dans le processus. TRG emploie les méthodes les plus efficientes, novatrices et adaptées aux besoins de ses clients en matière de leadership, de management, de travail en équipe et de formation.

Suivi et évaluation. Cette étape intéresse surtout les personnes impliquées dans l'organisation car elles assurent la permanence des améliorations planifiées pendant les étapes précédantes. TRG intègre les activités de planification du suivi et d'évaluation pendant les interventions. Dans certaines situations, les clients font appel à TRG pour des activités d'encadrement (traduction de la notion de 'coaching' en anglais) soit pour une équipe ou pour un individu dans le cadre du suivi. TRG participe également à des activités d'évaluation. L'appréciation du degré de réalisation des résultats de performance préconisés par l'institution concernée est l'objectif principal de toute évaluation d'un projet d'amélioration organisationnel. Les conclusions des activités d'évaluation peuvent également déboucher sur des propositions pour de nouvelles interventions.